La Factura Electrónica será Obligatoria en España a partir de este verano

España ha decido hacer obligatorio el uso de las facturas electrónicas entre las empresas. La medida ha sido publicada por La Dirección General de Política Económica en el anteproyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas.

Según el anteproyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, a partir de verano será obligatoria la facturación electrónica en España. Esta fue una de las conclusiones de la jornada sobre Identidad digital y firma electrónica organizada por la CEOE en compañía de Ivnosys y Signaturit.

La Factura digital facilita la automatización de procesos con mayores garantías de seguridad y cumplimiento del que proporcionaban hasta ahora los procesos físicos. Hemos de recordar que la factura electrónica tiene la misma validez que la factura tradicional, tanto a nivel jurídico como tributario, como especifica la ley reguladora de los servicios electrónicos. No es necesaria la copia en papel, lo que conlleva una importante reducción de costes de procesamiento. Entre sus beneficios, destacan una mayor eficiencia en los procesos, la mejora de la gestión de cobros, y las facilidades para acceso remoto a las facturas para su aprobación o visualización.

A pesar de la creencia muy extendida de que la factura electrónica está reservada a la gran empresa por su alto coste, la realidad es que, gracias a las nuevas tecnologías, las PYMES y microempresas pueden utilizarla con una inversión muy pequeña y coste mínimo. Para facilitarlo todavía más, la factura electrónica es uno de los supuestos de inversión para las ayudas del Kit Digital.

La factura electrónica es, ante todo, una factura, con los mismos efectos legales que si fuera de papel. La diferencia es que se expide y recibe en formato electrónico. Están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento en el que se regulan las obligaciones de facturación. Recoge aspectos como los tipos de factura, la expedición de terceros, el contenido de la factura, los plazos, etc.

Hay, en concreto, tres aspectos que todas las facturas deben garantizar: la legibilidad, la autenticidad -es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura- y la integridad del contenido de la factura -esto es, garantizar que su contenido no ha sido modificado-.

En el caso de la factura electrónica, la legibilidad la facilita el programa informático que la crea, y la autenticidad y la integridad pueden garantizarse mediante firma o certificado electrónico, intercambio de datos EDI o mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de la Administración Tributaria.

Por su parte, la Administración pública distingue dos tipos fundamentales de factura electrónica:

• Facturas en formato estructurado: contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y tramitadas igualmente de forma automatizada por sistemas de pago y contabilidad del receptor. Utilizan lenguaje XML, como Facturae, UBL, EDIFACT, etc.
• Facturas en formato no estructurado: son básicamente una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere de una intervención manual. Se trata de las facturas en papel escaneadas o en PDF.

Las empresas deberán:

• Expedir y remitir facturas electrónicas con otras empresas y autónomos.
• Facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de la factura electrónica para los receptores.
• Mantener el acceso de las facturas electrónicas durante 4 años, aun cuando los destinatarios de estas hubieren dejado de ser clientes de las empresas emisoras.

• El gobierno ha puesto en marcha el Programa Digital Toolkit que tiene por objetivo ayudar económicamente a las empresas a adoptar la tecnología necesaria para implementar la factura electrónica como medida de digitalización empresarial.
• Además, el anteproyecto recoge que el uso de la factura electrónica sería requisito de acceso a subvenciones y contrataciones públicas, así como otros incentivos para el cumplimiento de los plazos de pago.

El Bono del Kit Digital para digitalizar el flujo de emisión de facturas entre las empresas beneficiarias y sus clientes, tiene una subvención máxima de 4.000€

• 10 < 50 empleados: 1000€ (3 usuarios) – Segmento I
• 3 < 9 empleados: 1000€ (3 usuarios) – Segmento II
• 0 < 3 empleados: 500€ (1 usuario) – Segmento III

Los beneficios de adoptar la factura electrónica son numerosos:

• Reducción de tiempo y costes: El proceso de elaboración es mucho más corto gracias a la automatización de los procesos. Además, aporta ahorro de costes directos, al eliminarse el papel, la impresión, el envío de facturas por correo postal y su almacenamiento.
• Acorta los ciclos de tramitación, tanto la emisión y recepción, como el cobro.
• Incremento de la eficiencia y reducción de errores humanos.
• Eliminación del riesgo de pérdida de documentos físicos, gracias al almacenamiento seguro y la disponibilidad digital de las facturas.
• Permite un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas.
• Cuidado del medio ambiente: al reducirse el uso de papel, de tinta, archivadores y otros materiales que implican las facturas manuales.
• Reducción de la evasión de impuestos: permite un mayor control, ayudando a luchar contra el fraude.
• Contribuye a la modernización de la economía, al desarrollo de la Sociedad de la Información y a la convergencia con el ritmo digital del resto del tejido empresarial europeo e internacional.

Si desea conocer los detalles de cómo automatizar su facturación electrónica con los ERP Microsoft Dynamics 365, puede visionar el webinar de COSMO CONSULT “Facturación Electrónica para Microsoft Dynamics 365 Business Central”, que encontrará siguiendo este enlace a nuestro canal de Youtube.

La solución que propone COSMO CONSULT permite enviar y recibir facturas electrónicas y otros documentoscomo pedidos o modelos de impuestos a través del sistema ERP, sin necesidad de grandes proyectos de implementación.

Con los conectores se aumentan las funcionalidades del ERP, facilitando una gestión integral de los documentos electrónicos.

La entrada en vigor de la Ley en Noviembre de 2021 activó los plazos en que la factura electrónica se convierte en obligatoria, lo que se hará en dos fases, dependiendo de la facturación:

• Empresas y autónomos con una facturación anual superior a 8 millones de euros: obligación de aplicar esta medida en el plazo de un año desde la publicación de la Ley en el BOE.
• El resto de las empresas deben aplicar lo dispuesto en la Ley en el plazo de tres años desde su publicación en el BOE

Es importante resaltar que para poder emitir la factura electrónica será necesario disponer de un certificado digital que la avale.